Es normal que nazca en ti la necesidad de formar un grupo, un equipo o alguna clase de comunidad colaborativa. Después de todo, nosotros los humanos somos seres cuya eficiencia se ve en aumento cuando estamos acompañados de nuestros iguales, y nadie está más igualado a nosotros que esas personas que viven en nuestras mismas condiciones: nuestros vecinos.
Pero, la pregunta es: ¿Cómo hacerlo? O mejor dicho ¿Cómo formar una constitución de comunidad de propietarios o comunidad colaborativa con mis vecinos? La respuesta detallada te la dejamos a continuación.
¿Cómo constituir una comunidad de propietarios?
Es importante empezar diciendo, que no es de carácter obligatorio la constitución de la comunidad de propietarios para que esta entre en funcionamiento. Después de todo, este vínculo entre vecinos técnicamente nace justo cuando dos o más personas comparten un edificio o un lugar de vivienda. Más bien es una clase de formalidad que permite una mejor organización grupal.
Aunque claro está, que el sentido común nos incita a realizar esta acción lo antes posible, para evitar futuros inconvenientes. De igual forma, también es importante decir que constituir una comunidad de propietarios no es para nada costoso. Solo necesitarás adquirir un libro de actas en cualquier papelería cercana. Preferiblemente, deberá ser un libro de hojas móviles para poder imprimir en un futuro las actas ahí redactadas con mayor facilidad.
También necesitarás una pequeña suma de dinero para legalizar este libro en el registro de la propiedad y para solicitar copias del estatuto de la comunidad y de la escritura de división horizontal. El precio a invertir en estos trámites puede variar, pero generalmente no superará los 30 euros.
Pasos a seguir para constituir una comunidad de propietarios
Tras haber adquirido ya el libro de actas y tener a la mano los papeles especificados con anterioridad, se deberán seguir los siguientes dos únicos pasos:
1.- Informarse sobre el estado de la Comunidad de Propietarios: Siempre se debe conocer primero el estado de la comunidad de vecinos en cuestión, misma información a la que se puede acceder a través de la escritura de división horizontal, cuya copia ya debe haber sido solicitada con anterioridad.Lo que se busca saber, es si la comunidad ya se encuentra constituida, como suele ser el caso de la mayoría de propiedades. Si es así, entonces todo el proceso se hará aún más fácil, ya que la comunidad dispondría al instante de una división horizontal que además, se encuentra ya debida y correctamente registrada.
Entre otros datos relevantes que encontraremos en la escritura de división horizontal se encuentran las especificaciones de los elementos comunes de la propiedad y el coeficiente de cada una de las viviendas privadas y demás bajos de la comunidad de propietarios. Esta última información será de suma importancia cuando se quieran dividir equitativamente los gastos del edificio o propiedad común.
También es importante tener en cuenta, que se puede dar el caso en el que no se necesite solicitar la escritura de división horizontal. Nos referimos a cuando el individuo en cuestión es dueño de la totalidad del edificio o propiedad y quiere formar una comunidad de propietarios para dividir y repartir su responsabilidad sobre la misma. En este caso, como es lógico, el registro no poseerá información alguna sobre el inmueble, así que lo más sensato será acudir a un notario experto en el tema para que te indique cómo proceder correctamente con la división de la propiedad.
2.- Iniciar una Junta de constitución de la comunidad de propietarios: Con toda la información antes mencionada recolectada, se deberá convocar a una Junta de Constitución de la comunidad de propietarios. Misma reunión en la que se dejarán establecidas las bases del futuro funcionamiento de la comunidad.
Pese al elaborado nombre, esta junta de constitución realmente no se diferencia demasiado de una junta de vecinos regular, solo posee un par de características especiales, tales como:
- Que se debe especificar en la convocatoria que es una junta de constitución.
- Que la conversación debe girar alrededor de la constitución, y todos los vecinos deben aprobarla.
- Que se debe formar la primera junta directiva. Se debe nombrar al primer presidente, a los primeros vicepresidentes, al primer administrador y al primer secretario.
- Que se debe tocar en la conversación cualquier otro tema relevante para la constitución de la comunidad. Tal como puede ser la forma en la que se llevará la contabilidad de la comunidad de propietarios.
Claro, esto es solo la información general. Todos los detalles sobre este proceso te los dejamos a continuación.
¿Cómo celebrar correctamente la Junta de constitución de la comunidad de propietarios?
El orden en el que se cumpla cada punto, dependerá de lo establecido por la misma comunidad al momento de convocar la reunión. Generalmente, primero se deja constancia del nombre de la comunidad de propietarios, indicando su dirección exacta y la aprobación de la misma.
Luego y tal como se dijo con anterioridad, se suele formar la primera junta directiva, conformada por un presidente, un secretario y un administrador. También se puede llegar a nombrar un vicepresidente, pero este puesto casi nunca es formalizado. Claro que, es muy posible que todos estos cargos recaigan sobre la misma persona. Y las tareas generales de las que se deben encargar esta junta directiva son:
- Presidente: Es aquel que representa legal y jurídicamente a la comunidad de propietarios. Su papel dentro del grupo es clave, ya que es quien se encargará de realizar los trámites de la constitución. Además, tendrá la tarea de legalizar el libro de actas, solicitar el CIF y demás documentos parecidos y de abrir las cuentas de la comunidad.
- Secretario: Dicho de forma general, es aquel cuyo trabajo es proteger y guardar los documentos de la comunidad.
- Administrador: Es aquel que se encarga de llevar todo lo relacionado con la contabilidad de la comunidad de propietarios.
También se puede optar por contratar a un administrador de fincas profesional, para que se encargue de cumplir con las funciones del secretario y del administrador. Además, también tendrá la capacidad de suplantar al presidente y realizar sus trámites respectivos, claro, siempre con consentimiento de este.
Con estas decisiones ya tomadas, (y aunque no es plenamente necesario) se suele aprovechar la junta para acordar la solicitud de un CIF comunitario y para abrir una cuenta a nombre de la comunidad de propietarios. Como se dijo con anterioridad, la junta directiva se encargará de regular estos aspectos.
¿Qué hacer mientras transcurre la reunión?
Mientras transcurre la reunión, se deberán tomar apuntes de todo lo acordado. Esto para que cuando llegue el final de la misma, se redacte un acta oficial con toda esta información. Esta misma acta, deberá ser redactada por el presidente recién nombrado o por el administrador de fincas que se haya contratado. Confirmando a su vez, que se realizó adecuadamente la constitución de la comunidad de propietarios.
En este acta será necesario que se incluya el nombre de todos los vecinos que se presentaron y quienes votaron a favor de la constitución de la comunidad de propietarios. La redacción de este documento no tiene que ser muy complicada ni mucho menos, solo es necesario que exprese toda la información relevante sobre lo discutido.
Finalmente, solo restará legalizar el libro de actas tal como se había mencionado antes. Se deberá dejar el libro de actas en el registro junto con la suma de dinero requerida, y ellos se encargarán del resto. Lo más probable, es que en el registro pidan el acta de constitución firmada por el presidente de la comunidad y por el secretario. Si son la misma persona, se deberá indicar.
Consejos y datos relevante en una comunidad de propietarios
- En la Ley de Propiedad Horizontal no se especifica un número de titulares necesarios para constituir una propiedad. Por lo que sí, de hecho, una comunidad puede ser constituida por un solo propietario.
- Se debe buscar que la mayoría de los vecinos participe en la junta de constitución. Por lo que si llegan a faltar más del 50% de los propietarios a la primera convocatoria, se tendrá que realizar una segunda convocatoria media hora después. Ya para esta segunda ocasión, no se exigirá un número mínimo de participación, por lo que si solo se presenta una persona, ella será la única considerada para las votaciones generales.
- No existen más requisitos que los anteriormente explicados. El único requisito infaltable para constituir una comunidad de propietarios es el realizar la junta de constitución, en donde se construyan las bases del funcionamiento de la comunidad.
- Se recomienda que cuando la comunidad esté debidamente formada, se contraten seguros que contemplen daños causados por incendios, agua, robos, daños estéticos y demás males parecidos.
- Hay que recordar que estas son acciones legales que hay que atender con cuidado. Se recomienda con insistencia, que se contrate a un profesional en el tema para que contribuya con sus conocimientos a la resolución de este proceso. Ya con anterioridad, se mencionó como un administrador de fincas puede ser de utilidad al momento de redactar las actas pertinentes, pero su ayuda no se tiene porque limitar a este apartado. Sus consejos harán de todo el proceso uno más manejable para los involucrados, eso es seguro.
¿Qué opinas sobre el proceso y los detalles a tener en cuenta a la hora de realizar la constitución de una comunidad de propietarios?
La Confederación de Cámaras de la Propiedad Urbana pone a disposición diferentes sedes para asesorarte acerca de los problemas legales sobre vivienda.
