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Contrato de administrador de fincas y comunidad

contrato administrador de fincas y comunidad
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Los propietarios de una finca o comunidad de vecinos pueden solicitar los servicios de un administrador de fincas. Una vez seleccionado el candidato, deberá proceder a firmar un contrato de administrador de finca y comunidad. De esta manera, cada una de las partes adquieren el compromiso expreso en dicho documento legal. Con el propósito de que conozcas a detalle lo que es y la estructura que debe tener un contrato de administrador, hemos preparado este post, que te será de gran ayuda.

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¿Qué es un contrato de administración de fincas?

Se trata de un documento legal, el cual es vinculante, en el que cada una de las partes implicadas establecen los derechos y obligaciones por el que se regirán mientras exista la relación contractual. Lo que quiere decir que, el contrato lo debe firmar el profesional que ocupará el cargo de administrador de la finca y comunidad y el propietario del inmueble o el presidente de la comunidad de propietarios.

Este contrato, se caracteriza por indicar de forma precisa y exacta, cada uno de los servicios y funciones que desempeñará el administrador de fincas y las condiciones en las que prestará dichas funciones. Otro aspecto que no puede faltar en el documento es el monto por concepto de la remuneración de desempeño así como las condiciones.

Todos estos aspectos permiten establecer una relación laboral clara, lo que puede llegar a evitar controversias a futuro. Por eso es preciso que mientras más detalles se puedan incluir en el contrato de administrador de fincas y comunidad, mucho mejor.

Administrador de fincas y comunidad

Es un profesional en mención de administración con especialización en economía técnica o legal, y finanzas de propietarios de fincas urbanas o rústicas. El administrador de fincas es contratado, por lo general, por las comunidades de propietarios o vecinos. Su finanlidad es encargarse de toda la gestión de aquellas actividades o tareas relacionadas con los aspectos diarios que afectan a los propietarios.

Funciones de un administrador de fincas y comunidad

En concordancia con el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, se indica como funciones del administrador de fincas las siguientes:

  1. Actuar como Secretario de la Junta, custodiando a disposición de los titulares la documentación necesaria de la comunidad a administrar.
  2. Realizar los acuerdos propios en materia de obras para la finca a administrar, incluyendo tanto los pagos como los cobros pertinentes para la realización de estas tareas.
  3. Mantener y conservar la finca, efectuando para ello las reparaciones y medidas necesarias para desempeñar esta función. Es importante aclarar que el administrador de finca debe dar cuenta inmediata al Presidente o propietarios sobre estas medidas a tomar.
  4. Preparar planes de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los gastos de la comunidad.
  5. Velar por el buen régimen de la comunidad o vivienda a administrar, tratando en la medida de lo posible de tener el control sobre las instalaciones y los servicios que deben funcionar dentro de la propiedad (realizando sus oportunas advertencias a los titulares).
  6. Realizar convocatorias de las asambleas y llevar el registro (actas).
  7. Manejo de la contabilidad y que se cumpla con todos los aspectos legales de la comunidad que lleva a su cargo.
  8. Dar respuesta oportuna a los requerimientos de los vecinos y dar las posibles soluciones de los problemas planteados.
  9. Realizar el cobro de las cuotas de la comunidad.
  10. Iniciar acciones legales en contra de los morosos.
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Estructura de un contrato de administración de fincas

El contrato de administrador de fincas y comunidad tiene una estructura y la vamos a comentar a continuación:

  1. Identificación de los involucrados: Se refiere a los nombres de cada una de las partes. Por un lado, la comunidad de propietarios, y por la otra, el nombre completo y documentos de identificación del administrador.
  2. Acreditación de la capacidad legal: Corresponde a la autoridad u obligaciones de las que será responsable de realizar el administrador por su propia capacidad. Esto es indispensable para efectuar la contratación y así el documento sea válido.
  3. Nombramiento y autorización: Es la posición que ocupará dentro de la finca y comunidad de propietarios las cuales ejercerá como administrador.
  4. Aceptación del cargo: Para comprobar estar de acuerdo con el cargo de administrador de la finca y comunidad, deberá suministrar los datos, dirección y la identificación de la colegiatura.
  5. Fecha: Se debe establecer la fecha de inicio del contrato y la culminación dejando establecidas las posibles prórrogas que puedan existir.
  6. Objeto de contrato y funciones: Se debe detallar de forma específica el contrato y las funciones que desempeñará el administrador.
  7. Honorarios: Corresponde a la cantidad que ha sido acordada como pago por las gestión de administrador. Además de las posibles actualizaciones de esta cantidad y cómo serán cancelados los gastos que puedan generarse por la gestión de la finca y comunidad.
  8. Causas de culminación del contrato: Establecer los determinados hechos o situaciones en la que cualquiera de las partes pueden darle fin a dicho contrato. Puede ser por parte de la comunidad de propietarios como contratante o por parte del administrador como contratado.
  9. Entrega de documentación: Incluir cómo se le proporcionará la documentación necesaria para que pueda realizar la gestión a la comunidad.
  10. Responsabilidad del administrador: Es importante señalar en caso de que el régimen del contrato sea de forma societaria, cuales son las responsabilidades directas del administrador de la comunidad de propietarios.
  11. Liquidación: Motivos del finiquito una vez que se extinga el contrato.
  12. Manejo de datos: Como un administrador está relacionado y trabajará con una gran cantidad de datos, se debe establecer la forma en que será manejada y custodiada toda esta información, apegándose a la LOPD.
  13. Acatamiento y arbitraje del colegio: Se deberá determinar el papel que tendría el colegio de administradores de la comunidad y finca en el caso de que exista algún conflicto del cliente y el administrador.

El funcionamiento y manejo de cada comunidad de propietarios y fincas es independiente. Por eso cuentan con toda la potestad de realizar algún ajuste en la estructura o partes del contrato del administrador de fincas y comunidad de propietarios.

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FAQ sobre la Ley detrás de la administración de fincas

La administración de fincas es un tema recurrente para mucha gente. El administrador de fincas, también llamado administrador o gestor de comunidades, es un profesional que cumple una labor muy demandante actualmente. Dicha labor es, simplemente, gestionar los aspectos financieros, legales, técnicos y hasta ambientales de una propiedad en particular, pudiendo desempeñar este papel tanto a petición de los propietarios del inmueble como por cuenta propia en sus mismos inmuebles.

Con el crecimiento de los propietarios de inmuebles en territorio español, cada vez son más las personas que desempeñan los trabajos de administración en las fincas. Por esto debemos conocer, de forma detallada, el aspecto legal que envuelve toda esta labor tan demandada actualmente.

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Abordando desde el origen del oficio en España, se pueden encontrar que la figura del administrador de fincas surge del Real Decreto de julio 1889. Fue publicado en el Código Civil y siendo desarrollado con más detalle en el artículo 392 de ese código mencionado, siendo este un artículo más enfocado a conceptualizar lo que es la Comunidad de Bienes y su debida administración y conservación.

Con la Ley de 26 de octubre de 1939 se hicieron pequeñas modificaciones a lo que vendría a ser los bienes raíces compartidos, acuñándose por primera vez el término de propiedad horizontal. Aunque no fue hasta el año 1960 que se desarrolla la Ley de Propiedad Horizontal, donde figuran ciertos aspectos de interés para los administradores de fincas.

Partiendo de esta historia ya surcada es que se intenta regular esta profesión con el Decreto 693/1968, dando como resultado la formación del Colegio Nacional Sindical de Administradores de Fincas.

¿Cómo está regulada de la administración de fincas en España?

Pese a que se haya intentado regular la actividad de la administración de fincas, actualmente no existe ningún tipo de normativa que se deba seguir de forma precisa para llegar a ser un administrador en España. Dicho de otra forma, es una profesión de libre ejercicio para quien se sienta más capacitado para hacerlo.

Pese a que no existe ningún tipo de formación oficial para ejercer esta profesión ante los ojos de la ley, lo cierto es que sí que hay colegios y asociaciones privadas que establecen los requisitos propios para llegar a ser administrador de fincas. Siempre se debe respetar lo que contenga el artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal en donde se estipula que, entre otras cosas, los cargos de administrador y secretario-administrador podrán ser ejercidos por:

  • Personas físicas con cualidades profesionales suficientes y reconocidas por la ley para ejercer funciones en una comunidad de propietarios.
  • Cualquier propietario de inmueble.
  • Personas jurídicas y demás corporaciones que estén establecidas en términos del ordenamiento jurídico nacional.

¿Qué se espera de la administración de fincas?

La administración de fincas es un trabajo que aún hoy día se mantiene en constante actualización en aras de la ley y la regulación. Ya que ha costado tanto trabajo ordenar las funciones de este profesional en términos legales, no es para menos que se siga trabajando en una forma de hacer más legal y específico este trabajo de administración, esperando que el profesional que realice esta tarea pueda:

  • Atender la finca de la mejor manera posible, gestionando sus recursos con maestría y brindando tranquilidad a todos los habitantes.
  • Que mantenga al tanto de todo cuanto a la finca se refiere a la comunidad de propietarios.

Debido a la proliferación de comunidades de vecinos y propietarios en particular, se ha regulado un poco la administración de fincas mediante carreras universitarias enfocadas a tal fin, cosa que puede ser un gran punto de inicio para aquellos que desean ejercer como administradores en las fincas. Igualmente, ¡ya sabes el ámbito legal de esta labor en España!

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¿Quieres conocer todos los datos relacionados al contrato del administrador de fincas y comunidad de propietarios? Encuéntralo en este post.
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