Uno de los objetivos de una junta o comunidad de propietarios es encargarse de los derechos y deberes de todos los integrantes de un edificio o conjunto de viviendas. Dicha gestión debe realizarse de una forma organizada y legal con un acta, en el que se lleve un registro formal de cada situación o trámite. Es preciso que conozcas que es el libro de actas de la comunidad de propietarios, de manera que como integrante de esta junta vecinal puedas acceder a él y verificar su contenido.
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¿Qué es un libro de actas de una comunidad de propietarios?
Cuando se forma una junta de propietarios, una de las primeras cosas que debe adquirir es un libro de actas. Será donde se reflejen todos los acuerdos, aprobaciones de ejercicios económicos, listados de propietarios y otro tipo de información relacionada con la comunidad de propietarios. Esto se hace en cumplimiento del artículo 19.1 de la Ley de Propiedad Horizontal, donde se estipula que todos los acuerdos de la junta de propietarios se deben reflejar en el libro de actas y que debe ser diligenciado por el Registrador de la Propiedad, según los reglamentos que coloque.
En una comunidad de propietarios, es común que se realicen reuniones periódicas organizadas y dirigidas por la coordinación de la junta. Todos los puntos tratados en dichas reuniones transcribirse en forma de acta e introducirse en el libro de actas de la comunidad de propietarios. Ahí se encontrará todo lo expuesto y debatido en cada una de las reuniones de la comunidad.
Características de un libro de actas de una comunidad de propietarios
- Es un libro de actas, que tiene hojas en blanco y debidamente numeradas.
- Se debe llevar al Registro de la Propiedad que le corresponda según el registro del domicilio.
- El responsable para llevarlo al Registro de la Propiedad es el Presidente o Administrador de la comunidad de propietarios o en su defecto un promotor de obra que puede ser autorizado.
- Se debe cancelar una tasa en el Registro para que gestione la autenticidad del libro y selle cada una de las hojas.
- Solo debe existir un libro de actas por comunidad de propietarios.
- En caso de extravío es necesario colocar la denuncia y gestionar nuevamente en el Registro de la Propiedad la validación del nuevo libro y anular el anterior.
- Cada una de las actas levantadas en las sesiones o reuniones realizadas deben estar firmadas por el Presidente, Secretario y Administrador de la comunidad de propietarios.
- El custodio encargado del libro de actas es el secretario de la junta y en su ausencia el administrador.
- Cada reunión o punto a registrar en el libro de actas de la comunidad de propietarios debe ser transcrita en orden cronológico.
Contenido de la comunidad de propietarios
Fecha y lugar de la reunión
Este punto, aunque parezca evidente e implícito, es obviado por algunos de los encargados de su llenado por no darle relevancia. Es indispensable para la verificación de algunos de los puntos tratados, la fecha, hora y el lugar donde se llevó a cabo la reunión. Por otra parte, es la constancia de la asistencia a la citación realizada a los propietarios en el momento indicado.
Esta información es tan importante que la Ley de Propiedad Horizontal en el artículo 16.2, indica que debe contener la indicación de los asuntos a tratar, el lugar específico y la hora en que se celebró la convocatoria. Para posteriormente colocar qué número de convocatoria es.
Responsable de la convocatoria
La ley en que se rige la junta de una comunidad de propietarios se reunirá si existe algún punto a tratar en el que afecte a toda la comunidad. Además, cuando más de la cuarta parte de los propietarios manifiesten su necesidad de que se realice una convocatoria. Este es el motivo por el cual se debe especificar quién fue el responsable o autor de la convocatoria. Puede ser desde el presidente, hasta cualquier propietario que forme parte de la comunidad.
Actas ordinarias o extraordinarias
Una junta bajo la figura de ordinaria, por ley, se debe llevar a cabo una vez al año, pues tienen los temas definidos que se deben tratar. Mientras que una junta extraordinaria son las que pueden realizarse a petición de parte de los propietarios, presidente, secretario o administrador para tratar un tema importante y con diligencia en la comunidad.
Identificar el número de la convocatoria
Identificar en el libro de actas de la comunidad de propietarios si la convocatoria es la primera o la segunda realizada, es indispensable para seguir una secuencia de los acuerdos tratados y para que así puedan ser válidos.
Cabe destacar que se llama primera convocatoria cuando hay quórum en la fecha y horario que se haya pautado la reunión. Se considera quórum cuando la gran mayoría de los propietarios asisten y suman la mayoría requerida. Cuando no existe quórum en la primera convocatoria, es cuando se da lugar a la segunda convocatoria y se debe realizar sin importar el número de asistentes, por lo que esta reunión se realiza aunque asista un solo propietario.
Asistentes a la convocatoria
Siguiendo con la misma línea de los asistentes, un libro de actas de la comunidad de propietarios, debe contener una lista donde se detallen todos los propietarios y demás personas, como asesores o terceros que asistan. El listado se debe identificar con la cuota de participación que cada uno de los presentes representa. Además, el listado debe contener los propietarios ausentes durante la celebración de la junta, esto será necesario para evaluar los resultados de las votaciones o en el caso que se daba impugnar posteriormente.
Orden del día de la junta
Esto se refiere a una minuta o agenda con todos los temas o puntos que se considerarán en la convocatoria, y se le dice orden del día por su gran importancia. En caso de no existir algún punto dentro de la orden del día, no se podrá considerar para tomar una decisión al respecto. De existir o salir a relucir otro punto extra que no esté dentro de la minuta, deben estar presentes todos los propietarios, solo así podrá debatirse.
Acuerdos establecidos
En este aspecto, se debe transcribir de forma transparente y clara cada uno de los temas en los que se logró un acuerdo y su respectivo contenido. Es importante señalar el número de votos con los que se logró llegar a un acuerdo. Para ello, se debe aclarar el número de propietarios que votaron a favor y en contra. En caso de votar en contra, es importante indicar los motivos de su inconformidad.
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Legalización del libro de actas de una comunidad de propietarios
Parte de este procedimiento se explicó en un punto anterior, por lo que aquí queremos resaltar la importancia de legalizar el libro de actas de la comunidad de propietarios. Es la única forma en la que se puede precintar o sellar de alguna forma la contabilidad, acuerdos y todo lo que se encuentre en el transcrito y en relación a la comunidad de propietarios. De esta forma, nada de lo que quede bajo su contenido podrá modificarse o alterarse una vez que se cierra su ejercicio.
¿El libro de actas puede rectificarse?
Una vez que se procede a levantar o cerrar un acta en el respectivo libro, se espera que todos los acuerdos puedan ejecutarse sin ningún problema. Solo en caso de que la Ley indicara lo contrario, dicho acta o acuerdo puede impugnarse por un juez. El tiempo estipulado para que se pueda llevar a cabo la rectificación del libro de actas de la comunidad de propietarios puede ser de tres meses, un año o algún otro caso que sea de estudio y la razón de impugnación lo amerite.
Con el único objetivo de mejorar una situación de tensión entre los propietarios por algún acuerdo que haya sido establecido en el libro de actas, se puede modificar o rectificar en este caso el acta con los errores o defectos indicados. En la rectificación se debe colocar expresamente con fecha, lugar y hora donde se está realizando esta convocatoria, además de la lista de propietarios asistentes, el nuevo acuerdo modificado y los respectivos votos a favor de esta medida.
Cabe destacar que la subsanación de los errores del libro de acta que se estén arreglando deberán realizarse en la siguiente junta de propietarios, en presencia de todos los propietarios, y del presidente, secretario y administrador. Esto es importante ya que en caso de que algún propietario quisiera consultar el libro de actas, estaría en todo su derecho de leer y revisar que lo transcrito en el libro de actas de la comunidad de propietarios sea lo acordado.
